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雙贏財務 | 財務經理必須具備的表達邏輯

作者: 本站 來源: 本站 時間:2020年01月07日

作為財務經理,在努力負責公司的所有賬務的同時,也需要一些職場的溝通。不僅是對老板的,還有對員工的,要處理好在公司的人際關系。


小編特地收集了干貨滿滿的表達框架,將結構和邏輯完美結合,讓你輕松表達要點,適用于于文章寫作,PPT內容設計、撰寫項目方案、演講等。

                        1.總分總基本結構

這是最基本的一個套路,想提升自己的表達能力,就先從這個開始吧。

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結論:把你想表達的內容濃縮成一句話,當成結論放在第一句,這樣別人就知道你說的主題是什么了。

要點:也就是支撐你結論的論點,可以是案例、數據或者理論,論點必須客觀公正,切勿主觀評述,否則它會變成你的另一個結論。

總結:也就是把你的結論再次強調一下,當然你可以換種說法,以增加說服力。 

例如用這個方法來說股權的重要性:

結論:股權激勵對企業穩定、快速成長很有幫助。

要點:股權激勵會綁定合伙人及核心員工,團隊更穩定。股權激勵會讓你企業融資更容易。股權激勵有助于企業吸引新的優秀人才。

總結:股權激勵不僅僅是大型上市企業的事,更是每個成長型企業必備的激勵措施。

2.遞進式表達邏輯框架

遞進式表達又稱“電梯演說”,很多大型的咨詢公司非常盛行,已然成為所有職場人員的必修課。

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財務顧問認為:再復雜的一個項目,如果不能在1分鐘說清楚,都說明表達能力欠缺。這個套路的本意就是:即使與別人在電梯間的短暫相遇,你也能清楚準確的表達觀點。

“電梯演說”在向領導或者客戶闡述時非常有效,因為他們時間有限,且還想聽到層層到肉的邏輯表述。

共識問題:這是一個鋪墊,為了引出你下面的觀點,且記這個問題一定是大家都已經認可,不存在爭議的問題,否則很容易在根上就被否定掉。

核心觀點:這一步非常重要。首先,它是共識問題下面的一個分支;其次,剩下的步驟都是為了證明這個觀點;最后,解決辦法也是要應對這個觀點。

證明觀點:用一句話說明怎么得出的核心觀點。

量化支持:一定要用數據支持你的觀點,這樣才容易讓人信服,要知道你面對的可不是一般的吃瓜群眾。

解決辦法:如果前面幾步做的很好,這一步就順理成章了。

如果說溝通表達很重要,就可以這樣用“遞進式表達”:

共識問題:在職場上溝通表達是一項非常重要的技能。(不會有爭議)

核心觀點:溝通表達能力強的人,會更容易獲得晉升機會。(提出我的觀點)

證明觀點:良好的溝通表達會增強你的社交能力。(證明我的觀點)

量化支持:具有較好的社交能力的管理者比其他人晉升的機會高出2.7倍。(盧桑斯的一項調研)

解決辦法:掌握總分總的基本結構和遞進式表達邏輯,能提高你的溝通表達水平。
3.針對不同目的的表達方式

表達的目的可歸為三類:
傳遞新信息(事/物)
發表某種觀點
號召某項行動

針對不同的表達目的,推薦三條慣用方式:
SCQA:傳遞信息,達成共識
PREP:發表觀點,取得認同
AIDA:號召行動,影響他人

 1、什么是SCQA?
SCQA,即按照“情境-沖突-問題-答案”這樣的一條故事線來向他人傳遞新信息。

當我們要講述的內容是新信息,也就是說對于他人是未知的事、物。那么它就存在于他人的關注圈以外,或因習以為常而忽略,一般別人是很難產生興趣。如何讓他人關注你要講述的內容呢?SCQA通過“情景+沖突”的描述制造出了一個關于“回答”的懸念,以此引導他人聽下去。

如何運用SCQA傳遞新信息?

SCQA的故事線實際上反映的是因果定律:基于某個現實的情景→存在了什么不合理的情況→所以為改善這個不合理,出現了什么新物品或現在需要做什么事情。你要介紹的“回答”是果。為什么要介紹這個果呢?原因則由“情境→沖突”導出。

我們可以通過指出別人的錯誤、找到違反直覺的部分、提供有利的信息等方式,對他人原有的認知水平形成刺激,從而引起他人對于你要傳遞的新信息進行關注。

比如,很多人制作PPT都存在一個誤區:浪費很大精力在PPT的平面設計上及收集各類模版上。為了建立對PPT的正確認知,在PPT的課程里就會這樣組織內容:

情境:在職場中,我們常常需要向領導請示某個方案或進行工作匯報,希望得到領導的支持、認同;

沖突:然而很多人并不擅長口頭表達。而且,很多內容很難用語言描述清楚:錯綜復雜的關系、抽象的概念等;

疑問:(如何讓領導接收并理解我想傳遞的內容,并獲得認同?)

回答:我們可以先理清主題、要點、思路,然后運用PPT進行視覺化呈現(尤其是抽象的內容)、突出表達重點,使表達變得更為直觀。這樣你的內容就更容易被理解和認同。所以,PPT重要的不是平面設計,而是讓表達有力(Power Your Point)。

關于“回答”的新信息主要就是關于“What”和“How” 的內容,我們只要按照金字塔結構進行內容組織,一一講述即可:
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然而,僅僅講述“What”與“How”的相關內容只是完成了基礎認知:信息接收。很多時候我們往往還需要回答Why的問題,以達到更深層次的認知:理解。

 2、什么是PREP?

PREP,即按照“立場-理由-實例-立場”的故事線向他人傳達某種觀點、立場。

其實小時候作文課老師就教過我們:總分總。當我們提出某種立場、觀點、見解時,總是希望得到對方的認同。運用PREP的故事線,后面陳述的全部內容(理由、實例)都在支撐你希望展示的主要觀點(主題)。

集中所有力量打擊一個目標,還有比這更有力量的表達方式嗎?因此,總分總被人們稱為骨灰級的講述結構。

如何運用PREP表達觀點?
PREP是最簡單,最符合我們日常表述習慣的:順應聽眾的疑問進行講述。

無論是工作匯報、工作總結還是日常溝通,PREP運用的場合非常廣,因為我們無時無刻不在向身邊的人傳達自己的觀點、看法、立場。

  3、什么是AIDA?

AIDA,即按照“注意-興趣-欲望-行動”的故事線逐步引導他人采取某種行動。

如何運用AIDA影響他人采取行動?

AIDA的故事線就是一個將最終目標分解成階段性目標的引導過程:

AIDA法則最早源于銷售領域,據說“把別人的錢放進自己的口袋”和“把自己的想法放進別人的腦袋”被稱為最有挑戰的事情。


4. 財務人員必知的溝通技巧


一、財務人員和老板溝通中最易出錯的話及分析

出現頻率最高的十句話(排名不分先后):

你不懂財務不要瞎指揮;
這不是財務部分內的事;
他們業務(如銷售)怎么樣;
哎呀出麻煩了;
這樣不行,不行;
我不知道……
我很忙,我沒有時間去做;
老板凈給我找事;
老板你說怎么辦,我就怎么辦;
嗯……啊……(說不清楚,沒有邏輯)。

分析:這十句話反映了財務人的心態有問題,溝通沒有技巧。

1.溝通心態分析:

上述語言背后的心態:財務工作細致繁瑣,各種業務形成的財務結果,最終由財務來承擔,因此,對工作沒有興趣,感覺很累,財務想先把責任推出去。和老板溝通中,情緒只能帶來負面影響,而和老板溝通中,最重要的是心態,要關注問題出現在哪里,要培養不卑不亢的態度。

2.溝通方法問題:

財務專業的方法,和專業能力、素質有關,也和溝通有關。如果對問題有把握,就不會抓狂,只有控制不住了,才會爆發。心態背后是財務需要專業、業務技能的提升,你的經驗、閱歷足夠強,你的心態就會平和。成功人士同樣面臨著這些問題,甚至更多的問題,但他們的閱歷、能力提升了,很多事情的處理就輕松很多。

3.反映客戶思維導向:

誰是你的老板,你為誰服務?如果工作中財務流程如報銷繁瑣,你有沒有考慮改善流程,創造價值?財務要兼顧服務和控制,找到平衡。

二、溝通的6個問題

你的選擇是什么:悲劇?或是喜劇?關鍵詞:心態、客戶、問題、觀點、感情、邏輯

1.心態:你說什么話,你就是什么樣的人。

公司每一個人都面臨著自己無法掌控的事情。

丈夫喝醉了,回家將鞋子亂扔,妻子張口就罵"你要害死我啊,絆倒我了";換一種說法"你喝多了,萬一你起床沒注意被絆倒了怎么辦?"

公司,領導分配一個任務,"怎么又輪到我了,公司就這樣被你們折騰沒了!"換一種說法"大家提的建議挺好的,咱們是不是可以有一些想法,給銷售減輕一些負擔……"你愿意和那一種人相處?沒有人是愿意和一個焦躁、煩惱的人打交道的。

如何做到?給自己貼一個正能量的標簽,盡量讓自己平和。工作中如何做到平和?必須努力提高自己的專業技能,還要提高看問題的高度。財務很多工作是細節的,要從事務中跳出來,用更高的視角看問題。

2.客戶:比你的老板更關心他的目的

在溝通中要有客戶意識。

第二種說法"你隨便扔鞋子,把你自己絆倒了怎么辦?"——態度不一樣,切入點也不一樣,從他人(客戶)角度切入的,這樣更容易讓人接受,感到溫暖。

將心比心,你的老板也一樣希望得到關心。經常,財務是不太了解老板的思路的。如:應收賬款的工作做了很多,老板一直不太關心,因此此項工作變得淡化,當突然被老板問及應收賬款并要求在半小時內給出答案時,覺得很委屈,一天才能完成的工作,半小時就要。

事實是:目的是什么?因老板和人聊天突然受啟發資金很重要,因此想起要財務給一些支持和幫助。如果平時就將應收賬款的情況作好分析,需要時將上月的結果報給老板,做一些必要說明,就能滿足老板的要求。知道老板突然要應收賬款數據的原因,就能采取更恰當的解決辦法了。

3.問題——問題越具體,回答越省力,信息越明確,倒退幾步問(溝通技巧)

老板要財務把成本算清楚,老板具體要的是什么成本?和財務上的成本是一致的嗎?如果不同,你必須搞明白老板的成本是什么。

老板讓做資金審批權限?其實老板要的是如何將手機銀行上資金支付業務轉移到出納的業務,而又不讓出納卷錢跑了。

要和老板聊天或溝通,明確老板的具體需求。通過一連串的問題,問到老板的真正需要。

倒退幾步問:如成本,老板說要進行費用控制,財務如何和業務說?怎么發通知呢?

梳理:老板不高興,因為費用花超了,真的發超了嗎?和歷史比較;是市場變化了還是股東要求高了?是收入提不上去只好控制費用嗎?當明白老板的壓力來自哪里,你就可以去想辦法解決。

4.觀點:觀點決定事實;數據很重要,但沒有觀點,就僅僅是數字。

不要硬生生的報數字,觀點決定事實:數字背后的含義是什么?

不要只報數字,如你的每頁Excel表中有標題嗎?不管你報的數據是什么都要有觀點,中國民企老板還沒有養成從數據中分析的習慣,習慣于用觀點來探討。要培養自己的觀點,不要硬生生的報數字。

5.感情:不要只顧發射,沒感情,要贊賞。

有不同意見的時候,強勢的會計人員很直接的就說不;財務人員弱勢的,就嗯啊了事,他們都沒有感情,在溝通中要注入感情,營造一種工作中的氛圍。

最低也要做到贊賞,你的老板同樣需要贊賞、欣賞。贊賞不是拍馬屁,真正發現周圍的同事身上的閃光點,欣賞他,贊美他,會有一個很好的工作氛圍,要真誠,不貶低自己,不拍馬屁。

6.邏輯:學會有邏輯的說服別人。

溝通之前準備,組織你的邏輯,如何切入、觀點是什么,有哪些證據?“像準備彈藥一樣準備你的談資”。可以閱讀《黑格爾的小邏輯》、《金字塔》來提高邏輯說服力。

三、如何提高溝通能力?只有一招:練!

比如:
每天贊揚一個人
事急人不急,暫停6秒鐘
說話之前,自問自答3個問題
我要表達什么觀點?一句話
我希望對方談話后記住什么?一句話
怎樣支持我的觀點

最后總結,建立個人的邏輯框架不是一蹴而就,關鍵是要靈活運用、不斷練習。短時間可能不能夠脫口而出,但建立自己邏輯框架最大的一個好處是保證你的表達不會有太大紕漏。

與此同時,按既定框架行動還可以倒逼你按正確的方法思考。這也是行為心理學最大的一個貢獻,它告訴我們:“不僅僅思考可以左右行動,行動也可以觸發思考”。

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?本文來源:財智書會。

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